Per rendere più facile e ordinata l’operazione conviene raggruppare i documenti da allegare in un’unica cartella. Controllare bene le indicazioni fornite dal portale in merito ai documenti da allegare, il loro formato e l’obbligatorietà di firma e il tipo di firma da apporre (normalmente quella digitale, non quella elettronica).
I file normalmente sono di tipo PDF/A con firma digitale. Controllare anche se ci sono limiti alla grandezza di ogni file e alla somma totale dei Mb degli allegati.
I file grafici (fotografie o derivati da raster) possono essere molto grandi per aver scelto una risoluzione esagerata rispetto all’effettivo uso di questi file, che saranno comunque visualizzati su monitor da 72 dpi e raramente stampati con risoluzione 200 dpi (massimo 300 dpi).
I documenti prodotti da software per stendere relazioni e tabelle possono essere salvati direttamente in PDF dal lo stesso software. In alcuni casi le fotografie possono essere inserite nei documenti salvandole in PDF.
I disegni CAD possono essere salvati in PDF direttamente dal software. Se si vuole mantenere la scala del disegno, nel salvataggio in PDF prestare attenzione al mantenimento della scala e non impostare automatismi di ridimensionamento sulle misure della pagina.