Il formato PDF/A è uno standard internazionale (ISO19005), sottoinsieme dello standard PDF, predisposto per l’archiviazione di documenti elettronici nel lungo periodo. Il formato PDF/A garantisce che il documento sia visualizzabile sempre nello stesso modo, anche a distanza di tempo e con programmi software diversi.
Il formato PDF/A contiene le sole informazioni necessarie per visualizzare il documento come nel momento in cui è stato creato. Quindi il file PDF/A contiene tutto quanto è necessario per visualizzare il contenuto, comunque esso sia formato, cioè testo, immagini, vettori grafici, fonts, colori. Inoltre il formato PDF/A è un file non modificabile, che, se firmato digitalmente, diventa un documento che garantisce l’univocità e la corrispondenza all’originale firmato.
Lo standard definisce i requisiti dei software di lettura dei file in questo formato. Un “lettore conforme” deve rispettare alcune regole riguardanti, ad esempio, la gestione dei colori, l’utilizzo dei caratteri per il rendering e la gestione delle annotazioni contenute disponibili all’utente.
D. Come faccio a predisporre un file in formato PDF/A?
Posso creare dei file PDF/A utilizzando dei software che salvano in formato PDF/A come:
LibreOffice (Windows/Mac/Linux) – Si possono creare documenti, dei fogli di calcolo o presentazioni che possono essere salvati come PDF/A. LibreOffice è una suite gratuita ed open source alternativa a Microsoft Office, con la quale si possono creare file di Word, Excel, PowerPoint ecc. senza eccessivi problemi di compatibilità. Funziona con tutti i principali sistemi operativi: Windows, macOS e Linux.
Microsoft Office (Windows/Mac) – A partire dalla versione 2007, Microsoft Office permette di esportare qualsiasi tipo di documento come file PDF. Al momento di salvare selezionare la voce Salva con nome dal menu che si apre e selezionare per creare un PDF. Procedura simile se si utilizza un Mac.
PDFill FREE PDF Tools (Windows) – E’ un programma gratuito di Microsoft che permette di trasformare in PDF immagini in formato JPG, PNG o BMP . Il programma contiene anche una vasta gamma di strumenti per creare, modificare e convertire i PDF.
Posso utilizzare servizi on line: non si installa nulla sul proprio PC. Direttamente dal browser si accede al servizio Web gratuito o parzialmente gratuito in lingua italiana. Si invia al servizio il file da convertire e poi si scarica il PDF convertito sul proprio PC. Questi sono alcuni dei servizi reperibili in rete.
SmallPDF (Online)
ILovePDF
PDF24 (Online)
Posso utilizzare una stampante virtuale che si installa sul computer, come se fosse una stampante reale. La stampante virtuale può essere attivata da tutti i software che possono uscire in stampa, come Word, Excel o Chrome o Photoshop. Per creare un file PDF da qualsiasi programma basta mandare in stampa il file sulla stampante virtuale che creerà il file PDF salvandolo nella posizione sul disco che si desidera. Tra le stampanti virtuali disponibili gratuite segnaliamo:
Stampante PDF di Windows 10. Windows 10 include “di serie” una stampante PDF che può essere richiamata da qualsiasi applicazione. Il suo nome è Microsoft Print to PDF.
DoPDF (Windows) – Per le versioni Windows precedenti alla 10, si può utilizzare DoPDF, disponibile gratuitamente e scaricabile da Internet
Stampante PDF di macOS, se si utilizza un Mac, inclusa in nel sistema operativo di Mac
PDFCreator è una stampante virtuale gratuita e open source, largamente diffusa e molto facile da utilizzare, anche se dotate di molte opzioni avanzate. Può essere anche installata sul server e configurata sul server di stampa e quindi utilizzato in tutta una rete di computer di un ufficio e anche di un’azienda.
D. Come faccio ad allegare documenti ad una istanza telematica?
Per rendere più facile e ordinata l’operazione conviene raggruppare i documenti da allegare in un’unica cartella. Controllare bene le indicazioni fornite dal portale in merito ai documenti da allegare, il loro formato e l’obbligatorietà di firma e il tipo di firma da apporre (normalmente quella digitale, non quella elettronica).
I file normalmente sono di tipo PDF/A con firma digitale. Controllare anche se ci sono limiti alla grandezza di ogni file e alla somma totale dei Mb degli allegati.
I file grafici (fotografie o derivati da raster) possono essere molto grandi per aver scelto una risoluzione esagerata rispetto all’effettivo uso di questi file, che saranno comunque visualizzati su monitor da 72 dpi e raramente stampati con risoluzione 200 dpi (massimo 300 dpi).
I documenti prodotti da software per stendere relazioni e tabelle possono essere salvati direttamente in PDF dal lo stesso software. In alcuni casi le fotografie possono essere inserite nei documenti salvandole in PDF.
I disegni CAD possono essere salvati in PDF direttamente dal software. Se si vuole mantenere la scala del disegno, nel salvataggio in PDF prestare attenzione al mantenimento della scala e non impostare automatismi di ridimensionamento sulle misure della pagina.