La Posta Elettronica Certificata (PEC) è il sistema che consente di inviare e-mail con valore legale equiparato ad una raccomandata con ricevuta di ritorno, come stabilito dalla normativa (DPR 11 Febbraio 2005 n.68).
La Pec è attualmente obbligatoria per le aziende, la Pubblica Amministrazione e i professionisti.
Rispetto alla Posta Elettronica ordinaria, il servizio PEC presenta delle caratteristiche aggiuntive che forniscono agli utenti la certezza a valore legale dell’invio e della consegna (o mancata consegna) delle e-mail al destinatario:
ha lo stesso valore legale della raccomandata con ricevuta di ritorno con attestazione dell’orario esatto di spedizione;
grazie ai protocolli di sicurezza utilizzati, è in grado di garantire la certezza del contenuto non rendendo possibile nessun tipo di modifica né al messaggio né agli eventuali allegati.
La Posta Elettronica Certificata garantisce, in caso di contenzioso, l’opponibilità a terzi del messaggio.
Il termine “Certificata” si riferisce al fatto che il gestore del servizio rilascia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio ed eventuali allegati. Allo stesso modo, il gestore della casella PEC del destinatario invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna.
I gestori certificano quindi con le proprie “ricevute” che il messaggio:
È stato spedito
È stato consegnato (o NON è stato consegnato)
Non è stato alterato
In ogni avviso inviato dai gestori è inserito anche un riferimento temporale che certifica data ed ora di ognuna delle operazioni descritte. I gestori inviano avvisi anche in caso di errore in una qualsiasi delle fasi del processo (accettazione, invio, consegna) in modo che non possano esserci dubbi sullo stato della spedizione di un messaggio. Nel caso in cui il mittente dovesse smarrire le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte, conservata dal gestore per 30 mesi, consentirà la riproduzione delle ricevute stesse con lo stesso valore giuridico.
Proprio come una raccomandata, un messaggio di Posta Elettronica Certificata, al momento della spedizione, viene racchiuso in una busta di trasporto (virtuale), sul quale viene applicata una firma elettronica (come il timbro dell’ufficio postale). Questa serve a garantirne la provenienza e l’inalterabilità, cioè che il messaggio non venga modificato da nessuno durante il suo viaggio. Prima di consegnare l’email PEC viene effettuato un controllo sulla validità della firma apposta e in caso di esito positivo il messaggio viene consegnato al destinatario. A questo punto il mittente riceve una Ricevuta di Avvenuta consegna (come la ricevuta di ritorno) ed ha dunque la certezza che il suo messaggio è giunto a destinazione.